ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ФАЙЛІВ COOKIE САЙТУ WELLHOME

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej jest WELLHOME REAL ESTATE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą przy ul. Progi 1 lok. 1, 00-634 Варшава, Польща, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001144964, NIP: 7011237844, REGON: 540443452, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 5 000,00 zł (dalej: "Administrator"). Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: info@wellhome-estate.pl.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD/DPO). Wszelkie sprawy związane z ochroną danych osobowych można kierować bezpośrednio do Administratora na adres e-mail: info@wellhome-estate.pl.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie?

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

Obsługa formularza kontaktowego: zależnie od użytego formularza przetwarzamy co najmniej jeden podany sposób kontaktu (adres e-mail, numer telefonu albo identyfikator wybranego kanału WhatsApp lub Telegram). Imię i treść wiadomości są opcjonalne. Zapisujemy także wybrany kanał kontaktu, źródło i język formularza oraz — gdy zapytanie dotyczy konkretnej oferty, inwestycji lub dewelopera — ten kontekst. Bez podania prawidłowego sposobu kontaktu formularza nie można wysłać ani udzielić odpowiedzi; niepodanie imienia lub dodatkowej wiadomości nie blokuje wysłania. Cel: obsługa zapytania i udzielenie odpowiedzi. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na komunikacji z użytkownikami strony, oraz podejmowanie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Marketing bezpośredni — zbieranie nowych zgód jest obecnie wyłączone: publiczne formularze nie pokazują pól zgody marketingowej, API odrzuca próbę przesłania takiej zgody, a aplikacja nie zawiera procesu wysyłki kampanii marketingowych. Historyczne rekordy mogą zachowywać oddzielny stan zgody e-mail i telefon/SMS/komunikator wraz z czasem, wersją treści i językiem formularza, wyłącznie jako dowód oraz do obsługi wycofania lub sprzeciwu. Przed ponownym uruchomieniem zbierania zgód WellHome musi wdrożyć równie łatwy, osobny dla każdego kanału mechanizm wycofania i egzekwować blokadę przy każdej wysyłce. Podstawą ewentualnego przyszłego przetwarzania byłaby zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a użycie danego kanału wymagałoby uprzedniej zgody zgodnie z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Logi serwera i bezpieczeństwo: Adres IP, informacje o przeglądarce (User-Agent), czas zapytania. Cel: zapewnienie bezpieczeństwa, diagnozowanie błędów i poprawne działanie strony. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ochrona formularzy przed nadużyciami: po rozpoczęciu interakcji z formularzem usługa Cloudflare Turnstile przetwarza dane techniczne połączenia potrzebne do oceny, czy żądanie pochodzi od człowieka. Celem jest ograniczenie spamu i zabezpieczenie formularzy. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: prawnie uzasadniony interes Administratora w ochronie Serwisu i użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacje o użyciu pamięci urządzenia znajdują się w sekcji 8.

Pomiar korzystania z Serwisu: wyłącznie po zgodzie na kategorię analityczną Google Analytics 4 może przetwarzać identyfikatory plików cookie, odwiedzane strony, zdarzenia oraz dane techniczne przeglądarki w celu pomiaru ruchu i skuteczności treści. Po tej samej zgodzie Sentry może otrzymywać informacje techniczne o błędach i wydajności przeglądarki. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Diagnostyka błędów po stronie serwera nie zależy od zgody na analitykę; służy bezpieczeństwu i utrzymaniu Serwisu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Pomiar reklam: wyłącznie po odrębnej zgodzie na kategorię marketingową Meta Pixel może przetwarzać identyfikatory przeglądarki, dane techniczne oraz informacje o odwiedzinach i zdarzeniach w Serwisie, aby mierzyć skuteczność reklam i dopasowywać ich odbiorców. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Ta zgoda nie upoważnia WellHome do przesyłania wiadomości marketingowych e-mailem, telefonem, SMS-em ani komunikatorem.

Mapa lokalizacji: dopiero po zgodzie na media zewnętrzne osadzona mapa Google Maps może otrzymać dane techniczne połączenia, w tym adres IP i informacje o przeglądarce, w celu wyświetlenia interaktywnej mapy. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych w związku z jej uruchomieniem: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Bez zgody treść strony pozostaje dostępna, ale mapa nie jest ładowana.

Wnioski dotyczące praw osoby (DSAR): Przetwarzamy rodzaj żądania, wybrany kanał kontaktu, podane dane kontaktowe oraz opcjonalny opis. Kontakt jest przechowywany w bazie w postaci zaszyfrowanej, a pomocniczy skrót służy do bezpiecznego odnalezienia sprawy. Cel: przyjęcie wniosku, proporcjonalna weryfikacja tożsamości i realizacja obowiązków Administratora wynikających z RODO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–22 RODO).

Potwierdzenia wyborów dotyczących technologii: zapisujemy losowy identyfikator wyboru, wersję polityki i rejestru, język, typ zdarzenia, stan kategorii, obecność sygnału Global Privacy Control, czas wskazany przez urządzenie, informację, czy różnił się on od serwerowego czasu przyjęcia o nie więcej niż pięć minut, oraz — przy zmianie — identyfikator poprzedniego wyboru. Potwierdzenie nie zawiera adresu IP, User-Agent, identyfikatora GA ani Meta. Autorytatywnym czasem przyjęcia jest czas zapisany przez serwer; większa różnica zegara urządzenia oznacza oznaczenie czasu urządzenia jako niezaufanego, ale nie blokuje rejestracji zgody, odmowy ani wycofania. Potwierdzenie służy wykazaniu treści wyboru. Podstawą jest obowiązek rozliczalności i — gdy udzielono zgody — możliwość jej wykazania (art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO).

4. Odbiorcy danych i przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być udostępniane poniższym dostawcom w zakresie potrzebnym do uruchomionej funkcji. Rola prawna dostawcy (podmiot przetwarzający albo odrębny administrator) zależy od usługi i obowiązujących warunków; nie każdy podmiot z tej listy otrzymuje dane przy zwykłym przeglądaniu strony.

• Railway — hosting aplikacji i logi operacyjne; Neon — baza PostgreSQL, w której przechowywane są m.in. leady, wnioski DSAR i potwierdzenia wyborów.
• Resend — poczta transakcyjna. Powiadomienie zespołu o leadzie zawiera jedynie numer, źródło i odnośnik do chronionego panelu, bez treści formularza i kontaktu. Przy weryfikacji DSAR Resend otrzymuje adres e-mail, numer sprawy i jednorazowy kod.
• Telegram Bot API — powiadomienie zespołu wyłącznie numerem leada, źródłem i odnośnikiem do chronionego panelu; treść zapytania i dane kontaktowe nie są wysyłane w tym powiadomieniu.
• WhatsApp (Meta) lub Telegram jako kanał odpowiedzi — tylko gdy użytkownik sam wybierze dany komunikator i poda identyfikator kontaktowy. Pracownik może wtedy skontaktować się przez wybrany serwis, co przekazuje jego dostawcy identyfikator odbiorcy, treść dalszej korespondencji oraz standardowe dane techniczne połączenia. Jest to odrębny przepływ od referencyjnego powiadomienia Telegram Bot API opisanego powyżej; role dostawcy i ewentualny transfer poza EOG wynikają również z warunków wybranego komunikatora i wymagają weryfikacji Administratora.
• Cloudflare Turnstile — ochrona formularzy przed botami; uruchamia się po rozpoczęciu interakcji z chronionym formularzem. Usługa otrzymuje dane techniczne potrzebne do oceny żądania, w tym adres IP, TLS fingerprint, User-Agent, sitekey i origin. Może używać partitioned cookies oraz DOM storage na domenie challenges.cloudflare.com do utrzymania stanu wyzwania. Szczegóły opisuje Turnstile Privacy Addendum.
• Sentry — diagnostyka błędów i wydajności. SDK w przeglądarce ładuje się dopiero po odrębnej zgodzie na analitykę; monitoring błędów serwera działa niezależnie, bez dostępu do pamięci urządzenia użytkownika. W obu przypadkach wyłączono domyślne PII i nagrywanie sesji, lecz zdarzenie techniczne może zawierać dane połączenia lub kontekst błędu.
• UploadThing — przechowywanie i dostarczanie zdjęć ofert. Serwis nie wykonuje zapobiegawczego połączenia z jego domeną przed żądaniem obrazu; zdjęcia są co do zasady podawane przez optymalizator WellHome, a dostawca otrzymuje dane techniczne żądania serwerowego.
• Google Analytics i Meta Pixel — wyłącznie po zgodzie odpowiednio na analitykę i marketing; Google Maps — wyłącznie po zgodzie na media zewnętrzne.

EstiCRM i Expander dostarczają dane ofertowe i zdjęcia. W rekordach starszych lub oczekujących na import obraz może wyjątkowo zostać pobrany przez przeglądarkę bezpośrednio z ich domeny, co ujawnia dostawcy standardowe dane połączenia (w tym adres IP i nagłówek Referer). Aktualna implementacja formularza nie przekazuje im treści wiadomości ani danych kontaktowych użytkownika.

Nie gwarantujemy, że każde przetwarzanie wszystkich dostawców odbywa się wyłącznie w EOG. Jeżeli w konkretnym przepływie dochodzi do przekazania poza EOG, musi ono opierać się na mechanizmie wymaganym przez rozdział V RODO (np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzulach umownych). Aktualny mechanizm, warunki i lokalizacje wymagają weryfikacji w umowie i dokumentacji danego dostawcy; sama niniejsza polityka nie zastępuje tej weryfikacji.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane:

• Dane z formularza kontaktowego: system wyznacza termin przeglądu retencji po 90 dniach dla nowego leada, po 365 dniach dla sprawy w kontakcie oraz po 180 dniach dla sprawy zamkniętej. Termin przeglądu nie oznacza automatycznego usunięcia: uprawniona osoba ocenia dalszą potrzebę, obowiązek prawny, roszczenia i ewentualną blokadę usunięcia.
• Historyczne dane dotyczące marketingu bezpośredniego: nowe zgody nie są obecnie zbierane. Istniejący stan jest przechowywany do wycofania właściwej zgody, wniesienia sprzeciwu albo wcześniejszego usunięcia w wyniku przeglądu retencji. Obecny automatyczny wariant pełnego wycofania wyłącza oba wskaźniki zgody dla objętego leada i zapisuje blokadę marketingową. Minimalny dowód historycznej zgody, jej wycofania lub sprzeciwu może być przechowywany dłużej wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności lub obrony roszczeń; nie służy do dalszego marketingu.
• Wniosek DSAR: zaszyfrowany kontakt, treść wniosku i historia sprawy są przechowywane do zakończenia obsługi, a następnie tak długo, jak jest to potrzebne do wykazania prawidłowej realizacji obowiązku lub ochrony roszczeń. Aktualny system nie usuwa zamkniętych spraw automatycznie po stałej liczbie dni; wymagają one przeglądu retencji. Kod e-mail OTP przestaje działać po 15 minutach, a jego skrót jest czyszczony po skutecznej weryfikacji, wykryciu wygaśnięcia, nieudanym doręczeniu albo zablokowaniu prób.
• Wybór technologii: zapis w przeglądarce jest ważny najwyżej 12 miesięcy. Minimalne potwierdzenie serwerowe jest przechowywane w celu wykazania wyboru i jego zmian. Aktualna kolekcja dowodowa nie ma automatycznego stałego terminu usunięcia, dlatego podlega okresowemu przeglądowi retencji.
• Dokumentacja księgowa i umowy: okres zależy od rodzaju dokumentu i właściwego obowiązku prawnego. Art. 74 ustawy o rachunkowości przewiduje co najmniej 5 lat m.in. dla ksiąg rachunkowych i pozostałych dowodów księgowych; dla dowodów dotyczących umów handlowych i roszczeń wskazuje 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym transakcja lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone lub przedawnione. Szczególne przepisy lub trwające postępowanie mogą wymagać dłuższego przechowywania.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu cofnięcia zgody lub przez okres wskazany w treści zgody, jeśli jest on krótszy.
• Logi i diagnostyka: aplikacja nie narzuca własnego 90-dniowego terminu dla logów Railway ani zdarzeń Sentry. Faktyczny okres wynika z bieżącego planu i konfiguracji dostawcy i powinien być okresowo weryfikowany; dane mogą być zachowane dłużej, gdy wymaga tego obsługa incydentu lub obrona roszczeń.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, mają Państwo prawo do: dostępu do swoich danych, sprostowania, usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym"), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce.

Nowe zgody na marketing e-mail lub telefon/SMS/komunikator nie są obecnie zbierane. Historyczną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Formularz realizacji praw (typ „wycofanie zgody marketingowej”) blokuje obecnie oba kanały dla odnalezionego leada. Jeżeli żądanie ma dotyczyć tylko jednego kanału, należy wskazać ten zakres w wiadomości na adres Administratora podany powyżej — takie żądanie wymaga obsługi przez uprawnioną osobę. Można również wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego. Do czasu wdrożenia natychmiastowego, samoobsługowego wycofania per kanał aplikacja pozostawia zbieranie nowych zgód wyłączone. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jego otrzymaniem ani na odpowiedź dotyczącą bieżącego zapytania.

Jak skorzystać z przysługujących praw (procedura DSAR):

• Najbezpieczniej użyć formularza realizacji praw. Wniosek można też przesłać na adres: info@wellhome-estate.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
• Należy podać wybrany kanał kontaktu i rodzaj prawa. Opcjonalny opis powinien zawierać tylko informacje potrzebne do ustalenia zakresu żądania; formularz nie wymaga imienia i nazwiska.
• Dla kanału e-mail wysyłamy przez Resend sześciocyfrowy kod jednorazowy ważny 15 minut. W bazie przechowywany jest wyłącznie jego kryptograficzny skrót; po pięciu błędnych próbach sprawa jest blokowana do weryfikacji przez uprawnioną osobę. Ponowne wysłanie formularza może wydać nowy kod dla otwartej, niezweryfikowanej sprawy i podlega limitom antynadużyciowym. Dla telefonu stosujemy weryfikację ręczną. Nie prosimy w formularzu o skan dokumentu tożsamości.
• Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach Administrator informuje w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
• Realizacja praw jest bezpłatna. W przypadku wniosków ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych Administrator może pobrać opłatę administracyjną lub odmówić realizacji żądania.
• W przypadku odmowy realizacji żądania, Administrator poinformuje o przyczynach oraz o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Po odrębnej zgodzie na kategorię marketingowych technologii w ustawieniach cookies i tylko gdy Meta Pixel jest skonfigurowany, dane o korzystaniu ze strony mogą służyć do dopasowania i pomiaru reklam. Nie jest to zgoda na kontakt marketingowy e-mailem, telefonem, SMS-em ani komunikatorem. WellHome nie podejmuje na tej podstawie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę wyłącznie automatycznie.

8. Polityka cookies i podobnych technologii

Strona korzysta z plików cookies, localStorage i usług zewnętrznych. Nie każda pozycja zapisuje plik cookie; wspólnie nazywamy je technologiami.

Poniższy rejestr jest generowany z tego samego źródła, z którego korzysta baner zgód, więc opis i kod posługują się tymi samymi identyfikatorami. Kategoria "Niezbędne" nie wymaga zgody. Analityka (w tym Sentry w przeglądarce), marketing i media zewnętrzne wymagają osobnej, dobrowolnej zgody (opt-in). Kategoria funkcjonalna pozostaje zarezerwowana w schemacie zgodności, ale lokalny panel WellHome nie ma obecnie aktywnej opcjonalnej technologii funkcjonalnej. Jej późniejsze uruchomienie wymaga zmiany wersji rejestru i ponownego wyboru przez użytkownika.

Wybór jest również zapisywany jako zminimalizowane potwierdzenie serwerowe: losowy identyfikator, wersje, język, typ zdarzenia, stany kategorii, obecność sygnału Global Privacy Control, czas urządzenia, znacznik zgodności tego czasu z pięciominutowym limitem oraz autorytatywny serwerowy czas przyjęcia. Nie zapisujemy w nim IP, User-Agent ani identyfikatorów reklamowych. Jeżeli serwer jest chwilowo niedostępny, kopia oczekująca pozostaje lokalnie do potwierdzenia lub utraty ważności wyboru. Każde oczekujące potwierdzenie ma oddzielny klucz oparty na losowym identyfikatorze wyboru, aby równoległe karty nie nadpisywały wzajemnie swoich wpisów.

Zgodę można w każdej chwili wycofać, klikając "Ustawienia cookies" w stopce strony. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze ładowanie odpowiedniej technologii i usuwa znane wpisy na domenie WellHome. WellHome nie może technicznie usunąć plików zapisanych wcześniej wyłącznie na domenie dostawcy. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.